robert

Ați eliminat totul din lista de sarcini și ați șters mesajele primite. Trebuie să faceți un ultim lucru: scrieți și activați mesajul în afara biroului pe e-mail.

Poate părea un lucru simplu, dar dacă mesajul dvs. în afara biroului este neclar sau incomplet, acesta poate cauza probleme în timp ce sunteți afară și când vă întoarceți.

De exemplu, dacă nu specificați în mod clar datele în care veți fi plecați, colegii și clienții dvs. de la birou vă pot trimite mai multe e-mailuri, înfundându-vă căsuța de e-mail și vă vor face dificil să vă recuperați când vă întoarceți. Și dacă nu includeți numele și informațiile de contact în mesajul dvs. trimis pentru colegii care vă pot ajuta în absența dvs., timpul dvs. de vacanță bine câștigat ar putea împiedica proiectele în desfășurare în companie.

Iată câteva lucruri de făcut și de făcut pentru a crea un mesaj de ieșire eficient, împreună cu câteva exemple de mesaje în afara biroului, mai jos:

Ce să includeți în mesajul dvs. în afara biroului

Un răspuns bun prin e-mail în afara biroului încorporează următoarele elemente:

  • Datele exacte ale timpului liber - Dacă pur și simplu reactivați mesajul pe care l-ați folosit în ultima perioadă, asigurați-vă că modificați datele și verificați din nou pentru a vă asigura că au dreptate.
  • Motivul absenței tale - Colegii ar putea încerca în continuare să ia legătura cu dvs. dacă cred că veți face check-in. Va fi mai puțin probabil să încerce să vă contacteze dacă știu că vă petreceți timpul personal sau de vacanță.
  • Oamenii care vă pot ajuta în timp ce sunteți afară - Furnizați numele, numerele de telefon și adresele de e-mail. Dacă gestionați mai multe domenii, specificați aria de expertiză a fiecărei persoane, astfel încât colegii și clienții să știe exact unde să meargă pentru asistență.

Ce trebuie evitat în răspunsurile automate

În timp ce scrieți și activați mesajul în afara biroului, evitați aceste capcane:

  • Oferind prea multe detalii - Sigur, ești încântat de timpul tău liber, dar nu trebuie să îți oferi exact planurile. Este suficient să menționezi pur și simplu că vei fi în vacanță, de exemplu.
  • Încercând să fiu amuzant - Dacă nu ești scriitor de comedie, rezista să faci glume. Ele pot fi ușor interpretate greșit și pot da impresia greșită.
  • Angajarea ajutorului imediat al unui coleg - Nu puteți prevedea cât de repede colegii dvs. vor putea răspunde la e-mailuri în absența dvs., așa că asigurați-vă că nu promiteți asistența lor imediată. În această notă, solicitați permisiunea colegilor dvs. înainte de a furniza adresele lor de e-mail și numerele de telefon în mesajul dvs. din afara biroului; s-ar putea să aibă un mare proiect care îi va face prea ocupați pentru a vă servi ca înlocuitor.
  • Spunându-le oamenilor că vei răspunde imediat ce te întorci - Veți avea o mulțime de muncă de recuperat în ziua în care vă întoarceți, deci evitați să spuneți că veți returna e-mailurile într-un anumit interval de timp. Nu doriți să faceți o promisiune pe care s-ar putea să trebuiască să o încălcați.
  • Tipografii - Mesajul tău în afara biroului poate fi trimis oricui, de la managerul tău la clientul tău de top. Evitați stingherirea corectând-o cu atenție.

Exemple de mesaje în afara biroului

Având în vedere toate acestea, iată câteva șabloane pentru răspunsuri automate eficiente la cei din interiorul și din afara companiei dvs.:

  • "Mulțumesc pentru e-mail. Voi ieși din birou în perioada 3-8 septembrie. Dacă aveți nevoie de asistență în timp ce sunt plecat, vă rugăm să contactați Jane Jones la [e-mail și număr de telefon] pentru întrebări de marketing, sau Bob Brown la [e-mail și număr de telefon] pentru întrebări de contabilitate. ”
  • "Vă mulțumesc pentru mesajul dvs. Am ieșit din birou astăzi, fără acces la e-mail. Mă întorc pe 12 ianuarie. Dacă aveți nevoie de asistență imediată înainte, puteți să mă contactați la [numărul de telefon]."
  • „Voi fi departe de 2 iulie până la 15 iulie. Pentru probleme urgente, puteți să trimiteți un e-mail sau să o sunați pe Mary Smith la [e-mail și număr de telefon].”
  • „Vă mulțumesc pentru e-mail. Am ieșit din birou în acest moment și nu verific e-mailul. Nu mă voi întoarce până pe 26 august. Dacă este o problemă urgentă, vă rugăm să contactați James Johnson la [e-mail și număr de telefon] În caz contrar, voi răspunde la e-mailul dvs. cât mai curând posibil după întoarcere. "