Acest memorandum oferă informații ulterioare scrisorii mele din 1 iulie 2004, trimisă directorului SFSP al fiecărei agenții de stat care este eligibilă pentru a participa la programul de hrană simplificată de vară începând cu ianuarie. 1, 2005. Programul alimentar de vară simplificat, o extindere a proiectului-pilot cunoscut anterior sub numele de 14-state Lugar Pilot, a fost autorizată prin Legea de reautorizare a alimentației pentru copii și WIC din 2004 (PL 108-265).

simplificat

Statele eligibile

PL 108-265 a modificat Legea prânzului școlar național Richard B. Russell (NSLA) la secțiunea 18 (f) pentru a stabili proceduri simplificate de contabilitate a costurilor ca o dispoziție permanentă pentru statele eligibile. Secțiunea 18 (f) (1) din NSLA definește statele eligibile drept statele inițiale care au participat la pilot (14 în total) și statele suplimentare care sunt eligibile pe baza unei formule revizuite descrise la secțiunea 18 (f) (1) B ). Pe baza acestei definiții, următoarele state, enumerate în ordine alfabetică (stările cu caractere aldine sunt noi), sunt eligibile pentru a participa la versiunea simplificată a SFSP:

1. Alaska
2. Arkansas
3. Colorado
4. Idaho
5. Indiana
6. Iowa
7. Kansas
8. Kentucky
9. Louisiana
10. Michigan		 11. Mississippi
12. Nebraska
13. New Hampshire
14. Dakota de Nord
15. Ohio
16. Oklahoma
17. Oregon
18. Puerto Rico
19. Texas
20. Wyoming

Proceduri de contabilitate a costurilor simplificate

Începând cu 1 ianuarie 2005, toți sponsorii din statele eligibile sunt scutiți de cerințele de comparare a costurilor prevăzute la § 225.9 (d) (7) și (d) (8) din reglementările SFSP. La fel ca pilotul precedent, sponsorii vor primi „ratele maxime ale operațiunilor” și rambursările administrative, indiferent de costurile lor reale. Sponsorii pot combina, de asemenea, rambursările pentru a plăti orice cost admisibil, indiferent dacă este operațional sau administrativ.

Importanța gestionării solide a programelor

Scopul programului alimentar de vară simplificat este de a încuraja participarea sponsorilor eligibili pentru a ajunge la mai mulți copii înfometați în lunile de vară și în alte perioade ale anului când aceștia nu au acces la mesele școlare. Eliminarea comparării costurilor reduce sarcinile administrative și asigură o rată de rambursare stabilă pe masă, facilitând astfel participarea sponsorilor. Odată cu implementarea acestor cerințe reduse ale programului, este esențial ca statele și sponsorii să practice un management solid al programului pentru a se asigura că integritatea programului este păstrată. Agențiile de stat pot asigura acest lucru printr-o selecție atentă a solicitanților, eforturi aprofundate de instruire, în special direcționate către noi sponsori, monitorizare diligentă și urmărire promptă în cazul în care se găsesc probleme.

Alte cerințe SFSP

Cu excepția eliminării comparațiilor de costuri pentru determinarea rambursărilor, sponsorii din statele eligibile trebuie să îndeplinească în continuare toate celelalte cerințe ale programului care sunt conținute în reglementări la 7 CFR 225 și instrucțiunile, circularele sau alte îndrumări aplicabile, cu excepția cazului în care FNS este exceptat altfel. Urmează o discuție a unora dintre aceste cerințe.

Pentru a participa la versiunea simplificată a SFSP, sponsorii din statele eligibile trebuie să îndeplinească în continuare toate cerințele de cerere cuprinse în §§ 225.6 (c) și 225.14, cu excepția celor menționate mai jos pentru depunerea bugetului de către sponsorii școlari SFSP cu experiență. Odată ce cererile lor sunt aprobate, toți sponsorii pot participa la Programul alimentar de vară simplificat, inclusiv organizațiile private nonprofit.

Pentru a proteja integritatea programului, mai ales că comparațiile de costuri nu mai sunt necesare pentru sponsori, încurajăm ferm agențiile de stat să revizuiască cu atenție toate cererile pentru a se asigura că numai organizațiile calificate sunt aprobate să participe. Un aspect critic al acestei revizuiri, așa cum este descris în §§ 225.6 (b) (9) și 225.11 (c), este să se asigure că niciun solicitant care este considerat a fi serios deficitar în oricare dintre programele de nutriție pentru copii (Programele CN) este aprobat să participe. Printre alte acțiuni pe care agențiile de stat ar trebui să le întreprindă în acest sens se numără verificarea listei naționale descalificate pentru a se asigura că solicitanții nu au fost descalificați din Programul de hrană pentru îngrijirea copiilor și adulților.

(Consultați secțiunea 225.11 (c) pentru o explicație mai detaliată a deficienței grave, deoarece termenul se aplică SFSP și procedurilor de respingere și reziliere pentru solicitanții SFSP sau participanții determinați ca fiind grav deficienți.)

Cu excepția celor menționate mai jos, toți sponsorii trebuie să continue să trimită bugete cu cererile lor de participare, așa cum se specifică în § 225.6 (c) (2) (ii) (B) și (c) (3) (ii) (B) și să primească plăți inițiale sau anticipate, conform specificațiilor din § 225.9 (a) și (c) (2) (i) din reglementările SFSP.

Excepție: agențiile de stat pot renunța la această cerință pentru școlile publice sau școlile private nonprofit care:

  • A participat la SFSP în vara precedentă sau în pauzele de vacanță din anul curent pentru școlile care funcționează pe un calendar pe tot parcursul anului; și
  • Nu a avut probleme operaționale în acest timp, așa cum a fost raportat de agenția de stat sau FNS.

O politică similară a fost stabilită pentru statele participante la pilotul de 14 state Lugar. Am păstrat cerința de depunere a bugetului pentru toți sponsorii, cu excepția sponsorilor școlari cu experiență, pentru a sublinia importanța procesului de revizuire a bugetului, în special pentru sponsorii noi și cei care au avut probleme operaționale în anul precedent. În plus, bugetul oferă agențiilor de stat un mijloc de determinare a plăților de pornire pentru noii sponsori, așa cum este descris la § 225.9 (a) din reglementările SFSP.

Statele care aleg să renunțe la cerința bugetară pentru sponsorii școlari eligibili pot utiliza costurile reale ale programului de vară din anul precedent sau o proiecție rezonabilă bazată pe participarea planificată pentru a determina nivelul adecvat de avansuri.

Agențiile de stat ar trebui să încurajeze școlile să fie prudente în ceea ce privește costurile alocate programului. Costurile nepermise identificate anterior în timpul procesului de modificare a bugetului/bugetului vor rămâne nedetectate de agenția de stat până la efectuarea unei revizuiri și/sau a unui audit. Școlile ar trebui să fie conștientizate de răspunderea crescută pe care o pot suporta ca urmare a eliminării procesului de revizuire a bugetului.

Deși sponsorii nu trebuie să-și raporteze costurile în cadrul programului alimentar de vară simplificat, aceștia trebuie să păstreze în continuare evidențe ale costurilor lor și să le pună la dispoziție în scopuri de revizuire sau audit. Este deosebit de important ca sponsorii să păstreze înregistrări de costuri pentru a-și susține cererile de rambursare.

Serviciu alimentar nonprofit

Sponsorii trebuie să opereze un serviciu alimentar nonprofit pentru copii, conform cerințelor din §225.6 (e) (1) din reglementările SFSP. Beneficiile pentru copii și calitatea administrării programului nu trebuie să fie diminuate ca urmare a acestor cerințe simplificate ale programului. Sponsorii trebuie să poată documenta că au menținut un serviciu alimentar nonprofit prin păstrarea copiilor tuturor veniturilor primite și a cheltuielilor plătite din contul serviciului alimentar nonprofit.

Sponsorii trebuie informați că cheltuielile plătite din serviciul alimentar nonprofit trebuie să fie costuri admisibile, necesare, rezonabile și documentate corespunzător. Sponsorii care operează alte programe CN nu trebuie să mențină un serviciu separat de alimente nonprofit pentru SFSP; Fondurile SFSP pot fi incluse în contul serviciului alimentar nonprofit al sponsorului care susține celelalte programe. Cu toate acestea, înregistrările și documentația justificativă trebuie păstrate pentru a permite sponsorului, revizorilor și auditorilor să evalueze și să verifice dacă SFSP a fost operat pe o bază nonprofit.

Fonduri pentru Programul în exces

În cadrul Programului alimentar de vară simplificat, singura limitare a utilizării rambursării care depășește costurile în timp ce programul este în funcțiune este că fondurile sunt cheltuite pentru costuri SFSP admisibile, așa cum este descris în Instrucțiunea FNS 796-4, Rev. 4. Deși sponsorii nu sunt obligați să facă acest lucru, vă recomandăm să utilizeze fondurile excedentare ale Programului pentru a îmbunătăți serviciul de masă sau alte aspecte ale programului alimentar.

Utilizarea de către sponsori a fondurilor excedentare ale programului care rămân la sfârșitul anului variază în funcție de faptul dacă operează alte programe CN:

  • Sponsorii care operează alte programe CN pe tot parcursul anului trebuie să păstreze fondurile în contul comun de servicii alimentare nonprofit și să utilizeze fondurile SFSP în exces pentru a plăti costurile admisibile pentru celelalte programe sau pentru costurile SFSP din anul următor; dar
  • Sponsorii care nu operează alte programe CN în cursul anului nu sunt obligați să returneze fonduri neutilizate la sfârșitul operațiunilor SFSP. Cu toate acestea, organizațiile care se așteaptă să sponsorizeze anul viitor ar trebui să păstreze orice fonduri în exces pentru operațiunile de anul viitor.

Serviciu de masă de calitate

Agențiile statale ar trebui să colaboreze cu sponsori la fiecare fază a programului, după cum se menționează în următoarele puncte, pentru a se asigura că sponsorii nu reduc calitatea serviciilor de masă printr-o gestionare deficitară a resurselor programului.

  • Examinați bugetele sponsorilor
    Înainte de începerea operațiunilor programului, agențiile de stat trebuie să revizuiască bugetul transmis cu cererea sponsorului pentru a stabili dacă sponsorul a planificat să ofere copiilor un serviciu de masă de calitate. Dacă sponsorul este nou în program, agenția de stat și-ar putea compara bugetul propus cu cei ai sponsorilor cu experiență, similari în ceea ce privește dimensiunea, locația și tipul de organizații.
  • Eforturi de instruire
    În timpul instruirii anuale a sponsorilor descrisă în § 225.7 (a) din reglementările SFSP, agențiile de stat ar trebui să discute despre importanța unei planificări și a unei gestionări atente a resurselor pentru a oferi servicii de masă de calitate.
  • Operațiuni de monitorizare
    Agenția de stat ar trebui să monitorizeze calitatea serviciilor, utilizând comparații cu eforturile sponsorului din anii precedenți sau comparații cu alți sponsori care operează într-un mediu similar. Dacă calitatea pare să fi scăzut față de eforturile din anii precedenți, statul poate cere sponsorilor să își modifice bugetele pentru a se asigura că resursele adecvate sunt dedicate furnizării unui serviciu de masă de calitate.

Întrebări?

Pentru a vă susține eforturile de a face Programul alimentar de vară simplificat să fie un succes în statul dvs., intenționăm să avem o conferință telefonică în primele luni ale anului 2005. Biroul dvs. regional va fi în contact în ianuarie cu o dată și o oră pentru conferința telefonică. . Vom urmări cu o agendă înainte de conferința telefonică.

Pentru informațiile dvs. sunt atașate indicațiile pe care le-am furnizat birourilor regionale FNS în februarie 2001 pentru agențiile de stat care au participat la proiectul pilot Lugar cu 14 state.

STANLEY C. GARNETT
Director
Divizia de nutriție pentru copii

Conținutul acestui document de orientare nu are forța și efectul legii și nu este menit să oblige publicul în niciun fel. Acest document este destinat doar să ofere publicului claritate cu privire la cerințele existente în temeiul legii sau al politicilor agenției.