Cum se scrie un e-mail?

e-mail

Ce urmeaza? O postare despre cum să vă legați pantofii?

Știu, știu. E-mailul este o parte atât de omniprezentă din viața noastră, încât s-ar putea să credeți că oamenii l-ar avea în mod natural.

Însă după ce am primit mii de e-mailuri în ultimii patru ani, pot spune cu certitudine că frecvența nu generează neapărat competență. Ceea ce înseamnă: o mulțime de oameni sunt destul de lipsiți de idei despre cum să compui un e-mail bun. Chiar și cei angajați ca reprezentanți profesioniști în PR!

Indiferent cât de de bază este o abilitate de viață, este ceva ce trebuie totuși să înveți. Și, din păcate, nimeni nu pare să învețe tinerii componentele unui e-mail eficient, în ciuda faptului că acesta constituie coloana vertebrală a comunicării moderne. Știind cum să scrieți un e-mail bun - unul care va primi de fapt un răspuns - este crucial pentru succesul dvs.: poate face diferența dacă obțineți sau nu un loc de muncă, găsiți un mentor, obțineți finanțare pentru o idee sau primiți potențial viață -schimbarea sfaturilor.

Vedeți, fiecare e-mail este în esență un pitch, chiar dacă nu vindeți literalmente o idee de afaceri. Ceea ce lansați este ideea la care meritați să răspundeți - și aceasta poate fi o vânzare dificilă. Persoana căreia îi scrieți poate primi zeci, chiar sute de e-mailuri în fiecare zi și nu poate acorda fiecărui e-mail același timp și atenție. Deci, la fel ca în cazul pitch-urilor față în față, acești oameni dezvoltă modalități de a-și împărți e-mailurile în două melodii - cele care primesc un răspuns și cele care sunt trimise în dosarul coșului de gunoi. Ceea ce determină pista pe care o canalizați este dacă ridicați sau nu unul dintre steagurile roșii ale destinatarului; un e-mail poate fi prima impresie cu cineva și, din moment ce destinatarul nu are prea multe de făcut, el sau ea vor căuta indicii mici și subtile cu privire la faptul dacă ar trebui să răspundă sau să șteargă. Aceste steaguri roșii pot fi lucruri cu adevărat mici - lucruri care s-ar putea să nu vi se pară deloc corecte - dar probabil au descoperit că 8 din 10 persoane care prezintă aceste caracteristici nu merită să răspundă, deoarece ajunge să fie o risipă din timpul lor.

Blogul Think Simple Now a făcut o treabă minunată de a descrie modul în care expeditorul e-mailului și destinatarul e-mailului au perspective foarte divergente:

Observarea receptorului

  • Obține o mulțime de e-mailuri.
  • Poate primi complimente în mod regulat, dacă sunt persoane publice.
  • În mod regulat i se solicită un set standard de întrebări și favoruri.
  • Nu are mult timp liber.
  • Nu mă deranjează să te ajute, dacă este rapid.

Observarea expeditorului

  • Petrece mult timp creând e-mailul „perfect” (foarte lung).
  • Consideră că cererea lor este originală, unică și specială.
  • Cred că sunt primii care cer astfel de favoruri.
  • Nu-mi pot imagina de ce i-ar întoarce cineva.
  • Dorințe de a spune întreaga poveste, explicată din orice unghi, astfel încât ascultătorul să poată înțelege punctul lor de vedere.

Cheia pentru a obține un răspuns la e-mailul dvs. este să vă puneți în locul destinatarului și să vă adaptați e-mailul în consecință. Cum faci asta? Mai jos, prezentăm câteva dintre lucrurile pe care le căutăm pentru a stabili dacă un e-mail este sau nu demn de un răspuns. Acum, limbajul poate părea puțin dur. Însă acesta nu este personajul personal al unui om - acestea sunt aceleași lucruri pe care proprietarii de afaceri, agenții și redactorii de ziare mi-au spus că le folosesc pentru a-și evalua e-mailurile; acestea sunt lucrurile pe care oamenii le spun deja în spatele tău și nu are rost să-l ții de la oameni de dragul de a fi „drăguț”.

Notă: aceste linii directoare sunt numai pentru e-mailurile pe care le scrieți atunci când sperați la ceva de la destinatar, chiar dacă este doar un răspuns. Dacă pur și simplu trimiți o notă rapidă pentru a transmite câteva informații sau pentru a-ți împărtăși aprecierea sau dacă corespunzi cu cineva cu care ești foarte familiarizat, regulile chiar nu contează prea mult.

Respectați timpul destinatarului și asigurați-vă că e-mailul este chiar necesar. Timpul tuturor este prețios. Când trimiteți un e-mail, ceea ce spuneți este: „Ceea ce trebuie să spun este în valoare de cinci minute din timpul dvs., timp pe care l-ați putea petrece în afacerea dvs. sau cu familia.”

Așadar, nu pierdeți timpul destinatarului cu o întrebare pe care vi-o puteți da seama. Exersează oarecare încredere în sine! Sunt uimit de numărul de întrebări pe care le primesc, care ar putea fi ușor de răspuns cu o căutare pe Google de 10 secunde (într-adevăr, este tentant să răspundem cu „Lasă-mă să fac asta Google pentru tine ...”). După ce ai epuizat Google, caută pe site-ul persoanei respective. Consultați articolele lor anterioare, întrebările frecvente și pagina despre acestea.

Pe AoM acceptăm trimiterile de postări ale oaspeților și chiar deasupra casetei noastre de contact avem un link către pagina „Scrieți pentru AoM” care descrie toate liniile directoare pentru postarea oaspeților, dintre care una este:

„Trimiteți postarea dvs. de invitat folosind formularul de mai jos. Nu ne trimiteți un e-mail întrebându-vă dacă puteți scrie pentru noi. Va fi șters doar. Dacă doriți să scrieți o postare de invitat, scrieți-o și trimiteți-o folosind formularul de pe această pagină. "

Și totuși zi de zi primim în continuare e-mailuri de la băieți care spun „Bună ziua! Mă întrebam dacă aș putea scrie o postare pentru oaspeți pentru dvs. ” Obișnuiam să răspund în continuare la aceste e-mailuri, dar am constatat că 9 din 10 dintre persoanele care nu puteau fi deranjate să citească instrucțiunile, nici nu puteau scrie o postare bună pentru oaspeți.

Începeți cu o salutare. Dacă începeți direct cu prima propoziție a e-mailului, sunăți brusc. În schimb, începeți cu „Dragă ____” (pentru un e-mail mai formal) sau „Bună _____” pentru unul mai casual. Dar nu „Hei ____” decât dacă ați stabilit deja un raport și un istoric cu destinatarul.

Cred că tendința de a renunța la salut este cea mai puternică atunci când utilizați un formular de contact pentru a vă trimite mesajul. Reține însă că, chiar și atunci când folosești un formular de contact, acesta ajunge în căsuța de e-mail a persoanei, arătând ca orice alt e-mail.

Tastați corect adresa de e-mail în formularul de contact. Probabil că acest lucru pare a fi complet nebun. Dar oamenii îmi vor cere sfaturi, voi petrece 20 de minute gândindu-mă la întrebarea lor și scriind un răspuns atent, iar atunci când voi trimite, voi primi o notificare de eșec la livrare. Arg! Sunt 20 de minute din viața mea pe care nu le voi mai reveni niciodată.

Adresați adresa de e-mail unei anumite persoane. Faceți tot posibilul pentru a afla numele persoanei care va citi e-mailul în loc să spună doar „Hei tuturor” sau „Cui îi poate îngriji”. Utilizarea numelui unei persoane creează raport, deoarece face ca mesajul dvs. să pară mai personal și mai puțin ca spam. Dacă există câțiva oameni responsabili, adresați-vă e-mail-ului celor doi. Deoarece Kate și cu mine conducem site-ul împreună, persoanele care își adresează întrebările către „Brett și Kate”, în loc de doar „Brett”, primesc automat puncte suplimentare.

Scrie corect numele destinatarului. Din nou, un nebun, nu? Cu toate acestea, primim e-mailuri adresate „Brent și Kay” tot timpul. Scrierea greșită a numelui cuiva vă ucide raportul cu destinatarul înainte ca acesta să citească chiar corpul e-mailului. Îi spune destinatarului că fie nu știi prea multe despre ei, fie că nu ești foarte orientat spre detalii. Și dacă urmăriți eroarea de ortografie cu „Sunt un mare fan al vostru”, veți fi destul de nesincer.

Construiți un pic de raport înainte de a începe să lucrați. La fel ca în orice fel de pitch, doriți să creați un pic de relație cu persoana înainte de a începe să vorbiți despre afaceri. Îi face pe destinatarul e-mailului puțin mai înclinat să vă placă, să vă audă și să dorească să vă ajute. Păstrați-l scurt și autentic. Iată câteva exemple de prezentări pentru crearea de raporturi:

„Sunt un fan fidel care îți citește site-ul de trei ani. Din cauza AoM, iau acum dușuri James Bond, mă bărbieresc cu un aparat de ras și scriu săptămânal note de dragoste soției mele. ”

„Am fost client al Jim’s Sporting Goods în ultimii 20 de ani. Tatăl meu mi-a cumpărat primul meu mănuș acolo când aveam 7 ani. ”

„Sunt un mare admirator al cercetărilor tale despre maimuța urlătoare. Citind cartea ta m-a făcut să-mi doresc să vin la această universitate și să mă specializez în biologie. De aceea vă scriu astăzi ... "

„Ca nativ din Austin”

Ceva pe care l-am observat în ultima vreme de oamenii de PR este să spun ceva de genul „Ai un site grozav. Mi-a plăcut foarte mult [articol pe care tocmai l-am luat de pe prima pagină acum un minut]. ” Atunci când construirea de rapoarte este evident falsă, se dă înapoi. Vrei să spui ceva atât de specific încât destinatarul să știe că nu trimiți exact același mesaj generic multor alte persoane și că interesul tău față de ele este autentic.

Păstrați-l scurt și la obiect. Din nou, timpul tuturor este prețios. Nu trimiteți cuiva un perete de text. Nu le oferi povestea ta de viață. Mergeți direct la subiect în cât mai puține propoziții. S-ar putea să credeți că oferind destinatarului cât mai multe detalii, puteți face mai probabil ca acesta să vă răspundă, dar opusul este adevărat. Un bloc uriaș de text îl face pe destinatar să se simtă copleșit; ar prefera să-l șteargă decât să se ocupe de a-ți lua zece minute pentru a-ți citi și a digera volumul. Dacă ideea ta nu este suficient de interesantă pentru a apuca pe cineva în doar câteva propoziții, atunci trebuie să lucrezi la ideea ta și dacă sfaturile de care ai nevoie necesită mai multe paragrafe pentru a le explica, fie trebuie mai întâi să cercetezi singur mai întâi, fie este pur și simplu nu este o întrebare pe care ar trebui să o adresezi unui străin pe internet.

Faceți cererea dvs. cristalină. Chiar dacă doriți să vă păstrați e-mailul scurt, asigurați-vă că faceți tot ceea ce sperați să primiți de la destinatar cât mai clar și specific posibil.

Acesta este cel mai puțin preferat tip de e-mail al meu:

Bună AoM:

Îmi place foarte mult site-ul tău. Simt că se potrivește foarte bine cu ceea ce facem. Ar trebui să facem un fel de parteneriat sau așa ceva. Care sunt ideile dvs. despre cum putem face asta?

Cu sinceritate,

Vague Vinny

Bineînțeles că nu am idei despre cum putem lucra împreună ... tocmai ai intrat în mintea mea acum zece secunde! Dacă mă contactați, este responsabilitatea dvs. să aruncați o privire asupra lucrurilor pe care le facem deja și apoi să veniți cu o idee pe care credeți că ne-ar putea plăcea - o propunere clară și concretă. Oferiți-i destinatarului o prezentare căreia îi poate spune da sau nu. Dacă puneți o întrebare, faceți această întrebare cât mai specifică, una la care destinatarul nu va dura prea mult timp să răspundă.

Cu cât e-mailul dvs. este mai scurt și este mai ușor pentru destinatar să vă răspundă la întrebare, cu atât este mai probabil să primiți un răspuns.

Nu fi o tachină. Acum, pentru celălalt e-mail cel mai puțin preferat al meu:

Bună Brett și Kate-

Am o idee minunată care vă poate ajuta să vă îmbunătățiți site-ul. Scrie-mi înapoi dacă vrei să auzi mai multe!

XOXO-

Huckstering Harry

De ce mi-aș pierde timpul scriindu-ți înapoi dacă nu știu dacă aș fi interesat sau nu de ideea ta? Ștergere automată.

Dacă aveți un site web, conectați-l la acesta. Nu-mi spuneți despre blogul sau site-ul dvs. web fără să vă conectați la acesta. Știu că mi-ar lua doar 5 secunde până la Google numele afacerii tale, dar nu o voi face. Este doar unul dintre acești pași. Faceti lucrurile cat mai usor posibil destinatarului.

Și atunci când vă conectați la site-ul dvs., asigurați-vă că funcționează! De nenumărate ori oamenii m-au indicat spre site-ul lor și, când am dat clic pe el, site-ul a fost oprit pentru întreținere. Șterge.

NU UTILIZAȚI TOATE CAPUȘELE. Semnul universal al nebunului. Utilizarea tuturor majusculelor vă face să păreați că strigați. Ștergere automată.

sau toate minusculele. Da, știu că este anul 2012, iar valorificarea este atât de secolului XX. Și poate într-o zi tinerii lumii se vor ridica și vor elimina cu totul capitalizarea. Dar până atunci, când aveți de-a face cu niște geezeri de 29 de ani ca mine, ar trebui să valorificați lucrurile care trebuie valorificate, altfel vi se pare leneș și prost. Dacă nu vă puteți deranja să vă alocați timp pentru a apăsa tasta Shift de pe telefon, nu mă pot deranja să vă iau e-mailul la fel de serios ca al altor persoane. Știu, nu este corect, dar 8/10 e-mailuri de la persoane care nu scriu cu majusculă sunt, de fapt, e-mailuri destul de stupide.

Corectați și verificați ortografia. Citiți e-mailul de mai multe ori pentru a vă asigura că totul este în regulă. Amintiți-vă, aceasta este prima dvs. impresie cu cineva - faceți-o una bună. Cunosc un editor de ziar care aruncă un comunicat de presă imediat ce vede o greșeală. Personal, nu caut perfecțiune - am crezut că unele dintre e-mailurile mele sunt impecabile atunci când le-am trimis, doar ca să le privesc mai târziu și să văd erori uriașe. Dar faceți tot posibilul și, cel puțin, scrieți cuvintele care sunt importante pentru destinatar. „Vreau să scriu despre bărbăție” nu te va duce prea departe.

Închideți cu o valediction. Încheierea mesajului fără o valedictie și numele tău te face să pară brusc. Închideți cu „Sincer _____” sau „Cel mai bun __________”.

Întoarce favoarea. Dacă cineva își ia timp din zi pentru a-ți oferi sfaturi gratuite, fă tot ce poți pentru a-ți susține site-ul sau afacerea! De exemplu, dacă cineva conduce un blog de pantofi și vinde și pantofi, iar tu îi pui tot felul de întrebări despre ce pantofi să poarte cu ce și el îți răspunde cu amabilitate, atunci cumpără-ți pantofii de la el! Doar un scalawag cere sfatul unui proprietar de mică afacere care este dispus să vorbească cu el și apoi își duce afacerea pe un site gigantic impersonal pentru a economisi câțiva dolari.

Urmăriți o dată. Dar o singură dată. Dacă tot nu primiți un răspuns, aceștia nu sunt interesați.