buletinului

În cea de-a treia instalare a 3gBC, Charlie îi sfătuiește pe profesioniștii BC să-și facă planurile mai subțiri, atât imediat, cât și radical.

M-am gândit pentru buletinul de săptămâna aceasta că voi continua să împărtășesc ideile mele despre a treia generație BC (3gBC), analizând cum să vă faceți planurile mai subțiri și mai agile. Îmi cer scuze celor două Julie care au cerut un articol despre incidentul KFC, voi încerca să scriu despre asta săptămâna viitoare, deoarece se pare că situația este încă în desfășurare.

Ca parte a ideilor mele de 3gBC, cred cu tărie că planurile sunt subțiri și ușor de utilizat, în loc de monștri de 100 de pagini, pe care nimeni nu le-ar citi vreodată, nu le-ar deranja să le folosească în timpul unui incident. Chiar înainte de a schimba radical filozofia din spatele planurilor noastre, cred că există mai multe lucruri pe care le putem face imediat, ceea ce le va face mai ușor de utilizat și mai ușor de utilizat.

Iată câteva lucruri care pot fi făcute imediat:

1. Scoateți tot ce nu aveți nevoie în ziua incidentului. Văd multe planuri care sunt o combinație de politici, standarde și informații despre planuri. Cât de des trebuie să actualizați planul sau să efectuați exerciții nu trebuie să fie cuprins într-un plan. Până la apariția incidentului, este cam târziu să începeți să vă gândiți la exerciții! Cât de des să îți exerciți planurile este important, dar acest lucru ar trebui să intre într-un document separat. Vă sugerez un document separat pe care îl numesc „Manual de operațiuni”, unde este scris tot ceea ce nu este un plan și nu face parte din BIA. Deci, primul lucru pe care trebuie să-l examinați este toate planurile dvs., pentru a vedea ce se poate scoate pentru a le reduce.

2. Scrieți planurile în ordine cronologică în funcție de momentul în care este posibil să aveți nevoie de informații și puneți materialul de referință în anexe. Multe planuri au scop, obiective și o introducere la începutul planului. Bine, dar dacă tocmai ți-ai evacuat clădirea, vrei să treci prin cinci pagini de fundal înainte de a găsi ceva ce poți folosi? Deci, pe prima pagină sau cel puțin pe a doua, introduceți detalii despre acțiunile pe care trebuie să le efectuați imediat după un incident. Pun întotdeauna luneta pe coperta frontală, așa că știi că folosești documentul corect. Dacă aveți o introducere, presupuneri sau obiective, puneți-le în partea din spate a documentului sau introduceți-le în manualul de operațiuni.

3. Evitați duplicarea informațiilor. Trebuie să aveți o listă lungă de numere de telefon în fiecare plan, pe care o persoană săracă trebuie să o actualizeze? Dacă trebuie să aveți o listă pe hârtie a numerelor de telefon, de ce să nu aveți un document central și să îl puneți la dispoziția tuturor celor care au nevoie de el ca anexă? Ai putea avea o persoană care o actualizează și o publică. Mai bine, aveți o listă electronică ca parte a unui sistem de notificare sau ca parte a software-ului de continuitate a activității, așa că, odată ce un număr este schimbat, acesta este actualizat în planul tuturor.

4. Aveți nevoie de liste de informații în planurile dvs.? Da, este posibil să aveți nevoie de informații privind continuitatea activității în cadrul acestuia și, prin urmare, de numere de recuperare și active de recuperare. Uneori există liste de dragul listelor. Verificați dacă aveți cu adevărat nevoie de informații sau dacă le puteți accesa dintr-un alt sistem care este cel mai important pentru a le menține actualizate.

Am auzit o prezentare bună a lui Tim Armit săptămâna aceasta la Conferința Scottish Continuity Group, unde a vorbit despre reducerea tuturor planurilor oficiilor poștale pe două fețe ale A4. Cred că acest lucru este puțin radical, dar la care ar trebui să aspirăm. Pentru a vă slăbi în mod radical planurile, iată câteva idei pe care ați putea dori să le adoptați:

1. Aveți un document SOP (Proceduri de operare standard) la nivelul întregii organizații, care se află alături de planuri individuale. Acesta ar detalia modul în care răspundeți generic și atunci planurile individuale ar conține doar ceea ce este relevant pentru acel departament individual. Aceasta ar acoperi, de asemenea, ISO 22301 sau cerințele de reglementare pentru a demonstra detaliile în planurile dvs.

2. Scoateți „cum să”. Unitățile de afaceri știu cum să desfășoare activități, deci planul trebuie să le spună cum să le livreze? Pentru recuperare, ei pot avea o linie în plan care spune că vor lucra de acasă pentru viitorul previzibil. Au nevoie de mai multe detalii decât acestea?

3. Agendele, listele de verificare, ierarhiile de gestionare a incidentelor, responsabilitățile individuale și ale echipei pot fi toate incluse în documentul POS, care poate fi menționat dacă este necesar, dar nu înfundă planurile individuale.

4. Informațiile BIA relevante pentru recuperare ar putea fi, de asemenea, incluse în documentul POS, probabil că doar RTO-urile conținute în planurile individuale.

5. Numerele de telefon și alte materiale de referință ar fi, de asemenea, păstrate într-un document separat sau descărcate ca liste pe telefoanele mobile.

Acestea sunt toate ideile pe care le am în acest moment și trebuie să mai fac o muncă pentru a le pune în practică. Orice alte gânduri sau idei referitoare la slăbirea planurilor dvs. ar fi primite cu recunoștință, așa că le pot adăuga la această listă pentru a le împărtăși cititorilor acestui buletin.