realizări

Cercetările arată că lucrătorul mediu de birou petrece aproximativ 23 de ore pe săptămână în ședințe și primește 121 de e-mailuri pe zi.

Este mult timp petrecut doar pentru a comunica ce să facem, când să o facem și cum să o facem. Fără a o face de fapt.

S-ar putea argumenta că unii dintre acești lucrători de birou nu se apucă să facă nimic pentru că sunt blocați în e-mailurile nesfârșite - întâlnire - e-mailuri - buclă de întâlnire.

Acum știu că nu ești tu. Știu că de fapt faci lucruri. Mult.

Dar dacă ați putea face și mai mult prin reglarea fină a ceea ce, cum, de ce și când comunicați?

Permiteți-mi să vă introduc dieta slabă de comunicare. Un concept care este - așa cum arată numele - strâns legat de dieta cu informații scăzute.

Dieta cu comunicare scăzută este despre minimizarea timpului petrecut pentru comunicarea irelevantă, lipsită de importanță și inacceptabilă.

Ca rezultat, puteți face mai multe lucruri prin realocarea timpului petrecut anterior în comunicarea inutilă pentru munca care contează de fapt.

Deci, dacă sunteți încă alături de mine, permiteți-mi să vă arăt cum puteți utiliza un proces simplu în 5 pași pentru a vă simplifica întreaga comunicare de birou și pentru a revendica orele pierdute în ziua dvs.:

Procesul de eficientizare a comunicării în 5 pași:

Analizați> Eliminați> Optimizați> Automatizați> Externalizați

Pasul 1: Analizați procesele de comunicare

Conștiința de sine este cheia transformării. De aceea, primul pas pentru a vă întoarce timpul este să înțelegeți cum îl petreceți! Utilizați aceste întrebări pentru a crea o analiză cuprinzătoare despre cum, de ce și cât timp sunteți ocupat cu comunicarea de la birou:

  • Ce canale folosiți pentru comunicarea la locul de muncă (e-mailuri, întâlniri, apeluri, Slack, WhatsApp ()?
  • Cât timp petreceți pe fiecare canal (de ex., Răspunzând la e-mailuri, timp petrecut în întâlniri ()?
  • Care este scopul fiecăruia (informarea altor persoane, luarea deciziilor, obținerea de informații, discuții etc.)?

Pasul 2: eliminați comunicarea irelevantă, lipsită de importanță și inacționabilă

Eliminarea este cea mai pură și eficientă formă de raționalizare: nimic nu ar trebui optimizat dacă poate fi eliminat în primul rând! Acum, semnificația comunicării irelevante, neimportante și inacceptabile va fi diferită pentru toată lumea, dar iată câteva exemple:

  • Întâlniri inacceptabile: întâlniri care au doar scop informativ (de exemplu, actualizări) și în care nu se ia nicio decizie. Aceste întâlniri pot fi încă importante din alte motive (de exemplu, spiritul de echipă), dar necesitatea lor trebuie evaluată.
  • E-mailuri irelevante: E-mailuri care sunt trimise persoanelor pentru care conținutul e-mailului este complet irelevant (deoarece nu există un punct de acțiune pentru aceștia și nu este nevoie să fie la curent cu această problemă specifică).
  • Apeluri neimportante: Apelurile unui coleg despre o problemă care poate aștepta până la următoarea întâlnire a proiectului, deoarece nu este urgentă sau nu blochează munca nimănui în acest moment.

Pasul 3: Optimizați gestionarea e-mailurilor, apelurilor și întâlnirilor

După ce ați eliminat procesele de comunicare inutile, este timpul să găsiți cel mai eficient mod de a gestiona ședințele, apelurile și e-mailurile rămase. O modalitate de a face acest lucru este să comunicați clar, precizând clar scopul, contextul și punctele de acțiune (acest lucru funcționează pentru întâlniri ȘI e-mailuri).

Pasul 4: Procese de comunicare automată acolo unde are sens

Aceasta este de obicei partea distractivă! Automatizarea se referă la utilizarea tehnologiei pentru a efectua procese manuale și consumatoare de timp. Puteți automatiza activitatea în sine, decizia despre o activitate sau declanșatorul unei activități. O modalitate de automatizare a comunicării este utilizarea instrumentelor de programare precum Calendly și Doodle, în loc să trimiteți e-mailuri înainte și înapoi pentru a găsi o dată de întâlnire.

Pasul 5: externalizați procesele de comunicare oriunde are sens

Mulți geeks de productivitate iau în considerare externalizarea sfântului Graal al raționalizării. Conceptul este pur și simplu: folosește bani pentru a câștiga timp! Modul evident de a face acest lucru este de a angaja un asistent (virtual) pentru a vă gestiona comunicarea pentru dvs.

Acum, că știți elementele de bază, să analizăm câteva strategii specifice pentru implementarea unei diete cu comunicare redusă:

Înlătura

Întreruperi:

  • Folosiți un semnal implicit care arată că nu trebuie să fiți deranjați (de exemplu, puneți-vă căștile sau închideți ușa).
  • De acord asupra orelor „fără distragere” cu echipa dvs. care va fi menținută fără întruniri și fără întreruperi. Mai mult, definiți ce subiecte clasifică ca fiind suficient de „urgente” pentru a întrerupe pe altcineva.
  • Când delegați sarcini altor persoane, configurați și documentați procesele de operare standard pentru o sarcină, astfel încât nu este nevoie să vă întoarceți cu întrebări.

Întâlniri:

  • Nu participați la întâlniri acolo unde prezența ta nu este absolut necesară.
  • Anulați complet întâlnirile inutile (de exemplu, dacă nu trebuie luată nicio decizie).
  • Înlocuiți întâlnirile cu e-mail dacă au doar scop informativ și cu apeluri telefonice dacă problema poate fi rezolvată în mai puțin de 10 minute.
  • Reduceți frecvența întâlnirilor (de ex., faceți întâlniri de echipă bi-săptămânale în loc de săptămână).

E-mail și mesaje:

  • Consolidați conturile și canalele prin ștergerea sau redirecționarea adreselor de e-mail inutile, îmbinarea tuturor adreselor de e-mail într-o singură cutie poștală și alegerea unui singur canal pentru mesajele private. Partajați numai informațiile de contact pentru canalele pe care doriți să fiți contactat. De asemenea, puteți utiliza IFTTT pentru a vă trimite mesaje de pe alte canale către Slack sau Skype.
  • Solicitați eliminarea grupurilor de e-mail irelevante și părăsiți grupurile de chat care nu mai sunt relevante.
  • Configurați reguli de e-mail cu echipa dvs. care vor reduce fluxul de e-mail pentru toată lumea:
    > Gândiți-vă de două ori înainte de a trimite un e-mail. Este necesar să trimiteți un e-mail acum sau puteți aștepta până la următoarea întâlnire a echipei?
    > Trimiteți e-mailul numai persoanelor care trebuie să răspundă. Evitați „răspundeți la toți”.
    > Nu redirecționați doar un e-mail fără un rezumat și puncte de acțiune.

Apeluri:

  • Nu partajați numărul dvs. de telefon în semnătura dvs. de e-mail, cartea de vizită și în directoarele publice.
  • Lăsați fiecare apel să ajungă la mesageria vocală cu un mesaj înregistrat care spune că ar trebui să vă trimită un e-mail.

Optimizați:

Întâlniri și apeluri:

  • Stabiliți o agendă clară și rezultatul întâlnirii și rămâneți pe subiect.
  • Invită numai oameni care sunt absolut necesare.
  • Setați 20 min implicit durata întâlnirii.
  • Învelire cu un rezumat, pași clari de acțiune, responsabilități și termene.
  • Combina masa de prânz și naveta făcând întâlniri sau apeluri.
  • Faceți apeluri (video) în schimb de întâlniri pentru a evita deplasările inutile.

E-mail:

  • Programați 2-3 intervale de timp dedicate pentru a vă ataca mesajele primite și mesajele și dezactivați toate notificările.
  • Folosiți OHIO
    • metoda: Manipulați-o o singură dată! Aveți grijă imediat de lucrurile urgente, delegați lucruri mai puțin importante, ștergeți lucruri irelevante, arhivați e-mailurile de referință în anumite foldere și utilizați un instrument precum Boomerang pentru a returna e-mailurile în căsuța de e-mail pentru urmărirea ulterioară.
    • Utilizați șabloane pentru răspunsurile prin e-mail care apar mai frecvent.
    • Acordați reguli suplimentare de e-mail cu echipa dvs. pentru a crește eficiența:
      > Fii clar și concis, cu cât este mai scurt, cu atât mai bine.
      > Rămâneți la un subiect pe e-mail.
      > Începeți e-mailuri lungi cu un rezumat rapid înainte de a intra în detalii.
      > Evidențiați informațiile importante cu caractere aldine.
      > Oferiți puncte de acțiune clare cu cronologii și numiți persoana responsabilă.

    Automate

    • Utilizați instrumente de programare precum Calendly și Doodle pentru a evita e-mailurile înainte și înapoi pentru a găsi o întâlnire.
    • Configurați filtrele automate de e-mail care preselectează e-mailurile importante și arhivează restul în anumite foldere pentru examinare săptămânală (Gmail separă automat căsuța de e-mail de buletine informative și actualizări).
    • UtilizareIFTTT pentru a partaja automat informații. Câteva exemple: trimiteți partenerului dvs. un mesaj text când părăsiți biroul, postați un memento pentru a vă relaxa înainte de o întâlnire sau trimiteți automat un articol atunci când aplicați o etichetă specifică în Pocket.

    Externalizați:

    • Angajați un asistent (virtual) pentru a vă gestiona toate comunicările (de exemplu, prefiltrați-vă e-mailul, răspundeți la apeluri telefonice, coordonați întâlnirile).

    rezumat

    Majoritatea dintre noi petrecem prea mult timp pe e-mailuri neacceptabile și întâlniri irelevante. Mergând la o dietă cu comunicare redusă, putem revendica timp prețios în zilele noastre și ne putem concentra asupra lucrurilor care contează cu adevărat. Cu toate acestea, acest lucru nu înseamnă că ar trebui să încetăm să comunicăm în întregime. Comunicarea este esențială pentru a lucra împreună în mod eficient și pentru a construi o cultură a companiei care face ca oamenii să DORească să vină la muncă. Dar există o linie fină între comunicarea esențială, comunicarea de construire a relațiilor și comunicarea pur și simplu irositoare de timp și irelevantă.

    Ia măsuri

    Dacă scoateți un singur lucru din acest articol, întrebați-vă: Cum îmi afectează productivitatea comunicarea de birou ineficientă și irelevantă și ce pot face pentru a îmbunătăți?