cheltuiască

Când ne gândim să desfășurăm afaceri cu clienții, majoritatea dintre noi nu ne-am gândi de două ori să ne completăm masa cu un pahar frumos sau două cu vin (introduceți aici tipul de alegere).


Este o practică de lungă durată, dar observăm o scădere a cererilor de cheltuieli cu alcoolul. Alcoolul nu este întotdeauna perceput ca un lucru obligatoriu atunci când faceți afaceri în zilele noastre și acest lucru poate face ca pretențiile la cheltuielile cu alcoolul să devină un pic gri.


Ce spune legea despre rambursarea alcoolului în cererile de cheltuieli?


Practic, nimic special. Acest lucru se datorează faptului că subiectul alcoolului în afaceri este o linie fină.


Din punct de vedere tehnic, alcoolul este o formă de hrană. Aceasta înseamnă că este achiziționat și rambursat în același mod ca și alte tipuri de masă. Prin urmare, poate fi încorporat ca parte a facturii alimentare și poate fi prezentat cu ușurință pe cererea de cheltuieli atunci când este prezentat angajatorului.

Problema devine complexă din cauza necesității. Un pahar de vin asigură o relație comercială de succes între un client și un furnizor? Includerea alcoolului progresează în deciziile de afaceri? (Unii ar spune da!)

În cele din urmă, este o cheltuială ca orice altă parte, ca parte a unei mese de afaceri?

Da și nu. Când vine vorba de recuperarea impozitelor, ceea ce contează cel mai mult este problema proporționalității cheltuielilor efectuate. Atâta timp cât cheltuielile sunt conforme și considerate necesare pentru a atinge obiectivul dorit, atunci nu ar trebui să existe o problemă.

Cu toate acestea, angajatorul are întotdeauna ultimul cuvânt în această privință, iar angajații sunt supuși condițiilor politicii de călătorie și cheltuieli (T&E) a companiei.

Cum gestionează angajatorii alcoolul în cererile de cheltuieli?

În cele din urmă, depinde de angajator să decidă. Majoritatea angajatorilor declară că angajatul trebuie să plătească pentru propriile băuturi dacă nu este legat de afaceri. Cu toate acestea, dacă este, atunci compania poate și trebuie să ramburseze în mod legitim angajatului cheltuielile profesionale - în mod rezonabil. Există însă o diferență între angajatul care consumă două pahare și două sticle de vin cu masa lor!

Acesta este motivul pentru care este esențial să aveți politici de cheltuieli care să documenteze diferite situații și să gestioneze corect toate eventualitățile.

Cum este documentat alcoolul în politicile T&E?

Iată câteva exemple de tratament cu alcool în politici:

  • Politica categorică: Fără rambursare pentru consumul de alcool. Dacă angajatul vrea să bea, ar trebui să plătească pentru asta.
  • Politica pragmatică: rambursarea este limitată la o băutură per persoană și per masă, sau echivalentul a X £, cu excepția băuturilor spirtoase distilate
  • Politică flexibilă: compania își lasă angajații să se autoreglementeze. Compania va interveni numai în caz de abuz evident și repetat de responsabilitate.

Există și alte contexte în care se poate consuma alcool: într-un avion, în minibarul unui hotel sau la cafeneaua unei stații în timp ce așteptați un tren. Prin urmare, fiecare caz trebuie identificat prin politica de solicitare a cheltuielilor. Dacă este acceptabil să rambursați o cheltuială cu alcool în contextul unei relații comerciale sau de parteneriat, este posibil să nu fie cazul în contextul unei călătorii solo. Depinde de angajator să fie specific și detaliat despre diferitele scenarii în care se pot găsi angajații.

Cum ar trebui să fie inclus alcoolul pe chitanțe în cererile de cheltuieli?

Totul depinde de politica dvs. internă. Chiar și cu cele mai stricte politici, nu este neobișnuit ca unii angajați să încerce să transmită alcoolul ca o altă cheltuială, în ciuda unei interdicții clare.


Puteți evita acest lucru solicitând defalcarea detaliată a facturilor de la restaurant, mai degrabă decât o sumă totală. În orice caz, veți avea nevoie de acest lucru dacă intenționați să recuperați TVA la masă.

Cum gestionez reclamația TVA la alcool?

În cadrul produselor alimentare și al băuturilor, există diferite cote de TVA. Toate băuturile alcoolice sunt impozitate cu 20%, indiferent de tipul sau proporția lor de alcool (bere, vin, cidru etc.). TVA poate fi recuperat la un nivel rezonabil de băuturi la o masă în care este de existență și nu de divertisment. Dacă rambursați alcoolul într-o cerere de cheltuieli, este important să solicitați o chitanță detaliată. Factura trebuie să menționeze cotele de TVA, astfel încât să puteți recupera suma corespunzătoare.

Cuvânt final

Dacă angajaților dvs. li se permite să primească rambursarea pentru alcool, este vorba de supravegherea și gestionarea eficientă a acestor cereri, astfel încât toată lumea să urmeze același proces.

Deși interzicerea directă a alcoolului poate fi calea mai ușoară și mai rentabilă, va trebui să luați în considerare cultura și valorile companiei dvs., deoarece poate fi văzut ca fiind inflexibil și oarecum draconian.

Dacă doriți să discutați cu un membru al echipei noastre despre cum puteți gestiona mai eficient cererile de cheltuieli care conțin alcool și despre ceea ce fac multe companii ca a dvs., contactați-ne.

Cele mai bune companii din clasă prosperă cu cheltuielile digitale și gestionarea facturilor furnizorilor

Navigarea în noul normal - Modificări pe care le puteți face acum pentru a vă pregăti afacerea pentru viitor

Gestionarea facturilor într-o eră digitală - Gata cu împingerea hârtiei

DESPRE SAP CONCUR

SAP Concur este cel mai important brand mondial pentru soluții de călătorie, cheltuieli și gestionare a facturilor.