Cheltuirea banilor este o parte necesară a construirii unei afaceri. Proprietarii de afaceri pot atribui multe costuri producției sau creării unui produs sau serviciu. Acestea sunt cunoscute sub numele de costuri directe. Cheltuielile care nu sunt asociate direct cu construirea unui produs sau serviciu sunt cunoscute sub numele de costuri generale sau costuri indirecte.

impact

Dacă proprietarii de afaceri nu sunt atenți, costurile generale pot deveni rapid o scurgere a veniturilor afacerii. Proprietarii de afaceri vor dori să-și aloce timpul pentru a afla cum să calculeze costurile generale. Odată ce vor afla cum să facă acest lucru, ar trebui să caute modalități de a reduce aceste cheltuieli.

Ce este deasupra capului?

Costurile generale sunt cele asociate conducerii afacerii dvs., dar pe care nu le puteți atribui direct unui:

  • Produs
  • Serviciu
  • Activitate de afaceri
  • O parte din veniturile companiei

Aceste costuri indirecte includ de obicei lucruri precum:

  • Cheltuieli profesionale, cum ar fi serviciile contabile sau juridice
  • Costuri administrative, cum ar fi salariile pentru angajații dvs. care nu sunt implicați în producerea unui produs
  • Asigurare
  • Depreciere
  • Licențe și permise
  • Taxe de proprietate
  • Fabricarea cheltuielilor generale, cum ar fi plățile de chirie pentru o clădire sau un echipament
  • Echipamente de birou
  • Utilități

Deși costurile generale sunt esențiale pentru operațiunile comerciale, acestea nu conduc la o generație de profituri. În plus, costurile generale tind să fie fixate. De exemplu, plata chiriei tinde să rămână aceeași de la lună la lună.

Costurile generale sunt deosebit de diferite de costurile directe. Costurile directe, care pot include forța de muncă directă și materialele directe, sunt cele asociate cu crearea unui produs sau serviciu. Costurile directe sunt costuri variabile. Adăugând cheltuieli directe și cheltuieli generale în contul de profit și pierdere, veți vedea costurile totale pentru afacerea dvs.

Cum se calculează cheltuielile generale

În calitate de proprietar de întreprindere mică, ar trebui să știți cum să calculați costurile generale. Cel mai comun mod de a calcula costurile generale este reprezentat de procentul din costurile vânzărilor sau ale forței de muncă.

Obiectivul dvs. ca proprietar al unei companii ar trebui să fie să vă mențineți proporția de cheltuieli generale cât mai scăzută posibil. O mică proporție generală înseamnă că un procent ridicat din cheltuielile dvs. se îndreaptă direct către producerea unui bun sau serviciu. Rapoartele generale mai mici oferă proprietarilor de afaceri un avantaj competitiv.

O rată de cost redusă vă va permite să vă prețuiți mai bine produsele, făcându-vă o opțiune mai atractivă decât concurența. În plus, o cheltuială mică ar putea, de asemenea, să vă permită să vă măriți marjele de profit, sporind rezultatul.

Pentru a calcula cheltuielile generale ale întreprinderii, va trebui mai întâi să piepteniți fiecare activitate specifică a companiei, enumerând toate cheltuielile dvs. Veți dori ca lista dvs. să fie completă. Consultați situațiile financiare pentru a vă asigura că identificați fiecare dintre costurile dvs. După ce ați identificat toate cheltuielile afacerii, veți dori să le sortați în două categorii: cheltuieli directe și indirecte. Când faceți acest lucru, întrebați-vă: „Această cheltuială are ca rezultat producerea unui bun sau serviciu?”

După ce v-ați sortat cheltuielile, adăugați toate costurile indirecte pentru luna respectivă. Apoi, consultați declarația de venit a companiei pentru a determina vânzările lunare. După ce ați aflat vânzările lunare, puteți calcula raportul cheltuielilor generale cu următoarea ecuație:

(Cheltuieli generale lunare ÷ Vânzări lunare) x 100 = Procent din costul cheltuielilor generale pentru vânzări

De asemenea, vă puteți măsura costurile generale comparativ cu costurile forței de muncă. Biroul Statisticilor Muncii indică faptul că S.U.A. salariul a crescut cu 3% între martie 2018 și martie 2019. Cu costurile forței de muncă în creștere atât de rapidă, veți dori să reduceți cheltuielile generale. Ecuația pentru a face acest lucru este:

(Cheltuieli generale lunare ÷ Costul lunar al forței de muncă) x 100 = Procentul costurilor generale ale forței de muncă

Știind cum să calculați cheltuielile generale, afacerea dvs. va fi într-o poziție mult mai bună pentru a reuși. Proprietarii care consideră în mod obișnuit cheltuielile generale sunt mai eficienți atunci când gestionează finanțele companiei.

Cum să reduceți costurile generale

Dacă vă uitați la finanțele afacerii dvs. și vă dați seama că cheltuielile generale implică o parte semnificativă din veniturile dvs., poate fi timpul să reevaluați. Mai jos, veți găsi 12 moduri de a vă reduce cheltuielile generale.

1. Revizuiți totul cu atenție

Prima dată când vă atrageți costurile generale, veți determina ce cheltuieli puteți lua în considerare indirect. Cu toate acestea, aceste cheltuieli ar putea fluctua în timp, pe baza nivelului de activitate al companiei dumneavoastră. Ar trebui să examinați lunar costurile generale pentru a vă asigura că nu există modificări drastice. În plus, ar trebui să verificați lista de cheltuieli de afaceri în fiecare lună. Ar trebui să marcați elementele care sunt:

  • Nu mai este necesar
  • Preț prea mare
  • Deschis la eficiență

Este întotdeauna o idee bună să vă ocupați de costurile dvs. înainte de a încerca să faceți modificări radicale. Luați în considerare reducerea la câteva dintre cheltuielile dvs. pentru a vedea cum au impact asupra costurilor generale.

2. Nu căutați un glonț magic

Probabil că nu există o singură soluție pentru procentajul ridicat de cheltuieli generale. Reducerea unei cheltuieli nu va rezolva problema instantaneu. Aveți răbdare pe tot parcursul procesului și realizați-vă că cele mai importante economii de costuri ar putea proveni dintr-o serie de mici reduceri.

3. Brainstorm cu angajații tăi

Dacă aveți un personal, cereți-i părerea despre locul în care compania poate economisi bani. În funcție de dimensiunea organizației dvs., s-ar putea să doriți chiar să oferiți stimulente pentru ideea care salvează cel mai mult sau pentru conceptul cel mai inovator. Veți găsi mai multe reușite de brainstorming ca echipă decât ați fi făcut-o singur.

4. Reevaluează contractele terțe

Dacă închiriați echipamente sau plătiți taxe de păstrare a serviciilor, puteți găsi economii de costuri evaluând ofertele dvs. curente pentru a vedea dacă acestea încă se potrivesc nevoilor dvs. Procesul de evaluare este crucial în special dacă contractele sunt mai vechi. Șansele sunt că afacerea dvs. s-a schimbat de la prima semnare a contractului, așa că merită să analizați din nou contractul.

5. Ștergeți depozitul

Există șansa ca spațiul de depozitare sau spațiul de birou gol să fie umplut cu tehnologie care nu funcționează sau învechită, inclusiv computere mai vechi, imprimante, faxuri și telefoane. Alocați-vă timp pentru a vă examina cheltuielile cu tehnologia și a le elimina pe cele de care nu mai aveți nevoie. Comparați furnizorii de servicii din zona dvs. pentru a vedea dacă puteți obține și o rată mai bună.

6. Evaluează-ți personalul

Sunt șanse să existe unul sau doi membri ai echipei dvs. care nu au performanțe slabe. Lăsarea de pe cineva dă rău, dar menținerea unui angajat care nu-și îndeplinește personalul nu face nimic bun. Este o pierdere a resurselor și a moralului angajaților. De asemenea, nu oferă angajatului șansa de a găsi ceva nou sau diferit care ar putea fi mai potrivit pentru abilitățile sale. Eliminarea cuiva din echipa dvs. ar putea permite altor membri să lucreze mai eficient.

7. Profitați de baza dvs. actuală de clienți pentru a economisi la promoții

Chiar și în era digitală, cuvântul din gură este încă una dintre cele mai bune forme de trimitere. Reduceți bugetul de publicitate și marketing utilizând clienții dvs. actuali și fericiți ca ambasadori ai mărcii. Iată câteva modalități de a face acest lucru:

  • Oferiți un stimulent: (de ex., un card cadou de restaurant, un procent din serviciile viitoare, articole premium etc.) pentru clienții care trimit alții către afacerea dvs. Aceste stimulente nu trebuie să fie scumpe, dar ar trebui să fie valoroase.
  • Cereți mărturii: Cereți clienților actuali o mărturie cu una sau două propoziții. Puteți utiliza mărturia pe site-ul dvs. web, în ​​buletine informative prin e-mail sau ca parte a oricărei alte reclame. De asemenea, ar trebui să solicitați clientului să posteze o recenzie pozitivă pe Yelp sau pe alte platforme sociale precum Facebook sau Twitter.

8. Du-te fără hârtie

Deși este posibil să nu puteți elimina rechizitele de birou din afacerea dvs., puteți reduce lucrurile precum cantitatea de hârtie și cerneală pe care o utilizați. Faceți o copie de rezervă a tuturor documentelor pe cloud sau pe o unitate și distrugeți orice fișiere inutile, astfel încât să nu aveți costuri legate de stocarea documentelor.

9. Folosiți carduri de credit care funcționează pentru dvs.

În calitate de proprietar de afacere, probabil că aveți cel puțin un card de credit pentru cheltuieli de afaceri. Asigurați-vă că utilizați un card care vă oferă cele mai multe beneficii, inclusiv:

  • Mile sau puncte pentru călătorie
  • Rambursare
  • Alte recompense

De asemenea, vă puteți evalua cardurile pe baza comisioanelor anuale și a ratelor dobânzii. Asigurați-vă că cardul pe care îl utilizați este conceput pentru întreprinderi mici și nu pentru consumatori individuali.

10. Controlați achizițiile

Dacă este posibil, desemnați o persoană din organizația dvs. care să se ocupe de toate achizițiile. Această persoană ar trebui să se ocupe de lucruri precum negocierea contractelor și plasarea comenzilor de aprovizionare cu birou. În mod ideal, persoana care se ocupă de achiziții ar avea abilități de negociere inteligente și nu ar trebui să se teamă să ceară o reducere. Gândiți-vă la lucruri de genul: „Dacă plătim soldul total în opt luni în loc de 12, putem obține o reducere de 3%?”

Punând o persoană responsabilă cu achiziționarea, această persoană își poate dedica timpul doar pentru a găsi cele mai bune prețuri și chilipiruri. Atunci când un cumpărător are multiple responsabilități, el sau ea poate ajunge să plaseze comenzi la un furnizor familiar în loc să facă cumpărături pentru cea mai bună ofertă. Plătirea unei persoane pentru gestionarea achizițiilor va crea o cheltuială salarială. Dar dacă persoana se pricepe la muncă, investiția dvs. va răsplăti rapid datorită banilor pe care îi veți economisi în alte domenii.

11. Închiriați spațiul de birou

Dacă dețineți spațiul de birou, este posibil să găsiți că există un grup de camere - sau chiar etaje ale unei clădiri - pe care nu le utilizați. Închiriați acest spațiu către alte întreprinderi mici și utilizați chiria pentru a vă subvenționa plățile ipotecare.

12. Luați în considerare cât spațiu aveți nevoie

În funcție de dimensiunea organizației dvs., ar putea fi timpul să renunțați la spațiul de birou și să treceți la un model de lucru de acasă. Luați în considerare și locația. Chiar trebuie să plătiți chirie pentru un birou la prețuri ridicate în mijlocul orașului?

Luați în considerare pentru ce vă folosiți biroul, cât de des sunteți acolo și de ce îl aveți. Dacă simțiți că mai aveți nevoie de un birou, luați în considerare reducerea dimensiunii sau căutați alternative de închiriere de birouri, cum ar fi spații comune de colaborare.

Reduceți costurile generale și îmbunătățiți finanțele afacerii

Dacă vă angajați să vă reduceți cheltuielile de funcționare, va trebui să vă evaluați cu atenție situația actuală pentru a veni cu o strategie de economii. Amintiți-vă că rezultatele nu vor veni peste noapte. Dacă nu faceți ceva drastic, cum ar fi reducerea cheltuielilor administrative prin concedierea angajaților, eforturile dvs. de economisire a costurilor vor fi fluide și continue.

Menținerea costurilor reduse ar trebui să fie un efort pe tot parcursul anului. Ar trebui să existe o metodă de reducere a costurilor. Alocați-vă timp pentru a afla mai multe despre unde să nu tăiați colțurile atunci când vine vorba de finanțele startupului.

De asemenea, ar trebui să utilizați software de contabilitate conceput pentru proprietarii de întreprinderi mici. QuickBooks poate urmări rapid cheltuielile directe și indirecte. Acest lucru vă va permite să vă identificați raportul general și să creați o strategie de reducere a costurilor.