Operațiuni HR

Acțiune corectivă

Cuprins

corectivă

Obiectivul acțiunilor corective este de a corecta și rezolva problemele de performanță ale angajaților pentru a-l păstra pe angajat ca membru productiv al personalului.

Ori de câte ori este posibil, procesul de acțiune corectivă ar trebui să fie o colaborare pozitivă între supraveghetor și angajat pentru a realiza îmbunătățirea necesară, mai degrabă decât o acțiune punitivă împotriva angajatului.

Supervizorii pot încuraja succesul în muncă al angajaților prin:

  • Stabilirea și comunicarea standardelor clare pentru performanțe de succes
  • Identificarea performanței sau comportamentului la locul de muncă care nu respectă standardele și oferirea de feedback în timp util
  • Crearea planurilor de acțiune clare pentru a ajuta angajații să obțină performanțe de succes

Acest ghid

Acest ghid de acțiuni corective îi ajută pe supraveghetori:

  • Înțelegeți standardul „justă cauză” pentru acțiuni corective
  • Luați decizii corecte și echitabile cu privire la acțiuni corective
  • Aplicați abordarea acțiunii corective atunci când abordați problemele legate de performanța angajaților

Angajații acoperiți de acest ghid

Procesul de acțiune corectivă progresivă se aplică tuturor angajaților contractuali clasificați și clasificați non-sindicali.

Angajații care nu sunt acoperiți de acest ghid

Personalul profesional este angajat „după bunul plac” și nu este acoperit de acest proces de acțiune corectivă progresivă. Numirile personalului profesional pot fi modificate sau încheiate din orice motiv care nu discriminează în mod ilegal angajatul sau nu încalcă ordinea publică. Chiar și fără pașii progresivi necesari, principiile bune de management al performanței încurajează feedbackul și documentarea în timp util. Contactați consultantul dvs. de resurse umane atunci când luați în considerare măsuri corective ale personalului profesionist.

Angajații clasificați aflați încă în perioada de probă sau de probă nu sunt acoperiți de procesul de acțiune corectivă progresivă. Contactați consultantul dvs. de resurse umane cu privire la problemele de performanță ale serviciului de probă sau de probă care nu sunt rezolvate prin consiliere și coaching.

Standardul „Doar cauza”

Acțiunile corective pentru personalul clasificat nesindical și contractual trebuie să îndeplinească standardul „justă cauză”.

Utilizați următorii șase factori pentru a evalua dacă există doar o cauză pentru acțiuni corective într-o anumită situație:

  • Notificare adecvată a problemelor de performanță sau de conduită
  • Așteptări și standarde rezonabile
  • Investigație corectă și obiectivă
  • Dovezi substanțiale
  • Tratament consecvent
  • Adecvarea măsurilor corective

Nerespectarea acestor șase factori de cauză justă poate duce la inversarea sau recursul unei decizii de acțiune corectivă dacă este contestată.

Notificare adecvată

Un angajat trebuie să fie:

  • Notificat în mod adecvat că performanța sau comportamentul lor este inacceptabil
  • Informat despre consecințele potențiale pentru neîndeplinirea așteptărilor de performanță sau comportamentale (inclusiv posibile acțiuni corective)

De exemplu, notificarea comportamentului inacceptabil ar putea fi furnizată prin sensibilizarea angajaților cu privire la performanțele publicate sau la standardele de comportament (cum ar fi o politică universitară sau o procedură departamentală) sau prin consiliere sau instruire anterioară cu privire la acel comportament.

Cu toate acestea, unele comportamente sunt atât de inacceptabile (cum ar fi furtul sau violența) încât acțiunile corective, inclusiv concedierea, pot fi justificate chiar și fără o notificare prealabilă.

Așteptări și standarde rezonabile

Politicile, procedurile, practicile, standardele și regulile de lucru ale departamentului trebuie să fie în mod rezonabil legate de operațiuni eficiente și sigure.

Investigație corectă și obiectivă

Problema de performanță sau de comportament trebuie investigată corespunzător înainte de a lua măsuri corective.

O investigație echitabilă și obiectivă de constatare a faptelor include colectarea uneia sau a tuturor informațiilor următoare:

  • Data și ora în care s-a produs incidentul sau problema
  • Locația incidentului sau evenimentului
  • Lista altor persoane care ar fi putut fi implicate sau care au asistat la eveniment
  • Declarații de la martori sau participanți, precum și de la angajatul cercetat
  • Documente sau înregistrări legate de incident
  • Evaluarea impactului performanței sau comportamentului nesatisfăcător al angajatului asupra altor persoane, departament și universitate

Dovezi substanțiale

Ancheta trebuie să dezvăluie dovezi substanțiale ale responsabilității angajatului pentru problema de performanță sau infracțiune.

Tratament consecvent

Așteptările de performanță, standardele și acțiunile corective ar trebui aplicate în mod uniform. Angajații aflați în situații similare ar trebui tratați comparabil. Asigurați-vă că examinați practicile anterioare, astfel încât să puteți rămâne consecvenți în răspunsul dvs. la problemele de performanță cu toți angajații dvs.

Adecvarea măsurilor corective

O măsură corectivă trebuie să corespundă gravității infracțiunii. În plus, trebuie să țineți cont de ocuparea forței de muncă și de istoricul performanțelor individuale. Cu alte cuvinte, infracțiunile minore și primele evenimente justifică de obicei acțiuni mai puțin severe. Infracțiunile majore și evenimentele repetate justifică de obicei o acțiune mai puternică.

Consiliere informală

Primul pas în corectarea performanței este de obicei consilierea informală. În majoritatea cazurilor, este adecvat să vedem dacă instruirea, consilierea și recalificarea pot aduce performanța la un nivel satisfăcător.

Feedback-ul este dat de obicei vorbind direct cu angajatul. Ar trebui să urmăriți cu un plan simplu de acțiune scris sau un e-mail care să rezume discuția și acțiunile.

Luați în considerare următoarele întrebări la început, atunci când un angajat nu are performanțe satisfăcătoare:

  • Înțelege angajatul în mod clar sarcinile și responsabilitățile de la locul de muncă?
  • Înțelege angajatul în mod clar așteptările comportamentale?
  • Înțelege angajatul în mod clar politicile și procedurile universitare și departamentale?
  • Are angajatul abilitățile și cunoștințele necesare pentru a îndeplini competențele necesare pentru poziția sa?
  • Au fost luate în considerare preocupările angajatului legate de locul de muncă (dacă ți-au fost exprimate astfel de preocupări)?

Dacă răspunsul la oricare dintre întrebările de mai sus este „nu”, colaborați cu angajatul pentru a clarifica orice confuzie. Dacă este necesar, ajutați angajatul să găsească instruire sau educație pentru a-și dezvolta competențele necesare în locul de muncă. Transformarea răspunsurilor „nu” în răspunsuri „da” poate fi luată pentru ca angajatul să revină pe drumul cel bun pentru a îndeplini așteptările de performanță.

Consiliere formală

Consilierea formală este adecvată dacă:

  • Consilierea informală nu a rezolvat problema performanței
  • Problema este suficient de gravă încât să justifice omiterea consilierii informale

Etape ale consilierii formale
  1. Colaborați cu consultantul dvs. de resurse umane pentru:
    1. Elaborați un formular și instrucțiuni pentru planul de acțiune corectivă (MS Word) care:
      • Identifică fiecare problemă de performanță și de comportament
      • Specifică performanța sau comportamentul dorit
      • Prezintă acțiunile necesare pentru corectarea problemei
      • Oferă un interval de timp rezonabil pentru corectare
    2. Pregătiți o notificare de programare a memoriei formale de consiliere (MS Word) pentru angajat care confirmă întâlnirea și îi informează angajatul despre dreptul lor de reprezentare la ședință.
  1. Trimiteți notificarea către angajat și programați întâlnirea oficială de consiliere. Consultantul dvs. de resurse umane trebuie să participe, de asemenea, la această întâlnire.
  1. Organizați întâlnirea formală de consiliere în privat și ca efort de colaborare între dvs. și angajat pentru a îmbunătăți performanța. În această conversație, ar trebui:
    1. Concentrați-vă pe performanța specifică sau problemele comportamentale mai degrabă decât pe atitudinea sau personalitatea angajatului.
    2. Rezumați concluziile investigației (dacă a fost efectuată o investigație).
    3. Examinați orice politică care a fost încălcată.
    4. Explicați clar de ce comportamentul sau performanța este o preocupare, inclusiv modul în care aceasta afectează operațiunile și alți angajați. Folosiți exemple directe și descriptive.
    5. Explicați clar performanța sau comportamentul așteptat.
    6. Descrieți ce se va întâmpla în continuare dacă performanța nu este corectată.
    7. Lăsați angajatul posibilitatea de a răspunde la comentariile dvs.
    8. Revizuiți planul de acțiune elaborat și permiteți angajatului să ofere informații despre planul de acțiune. Revizuiți planul după cum este necesar.
    9. Programați întâlniri regulate de check-in pentru a oferi feedback în timpul calendarului planului de acțiune.
  1. Urmăriți reuniunea formală de consiliere cu o notă de urmărire a sesiunii formale de consiliere (MS Word) și un plan de acțiune finalizat. Nota și planul ar trebui să fie revizuite de consultantul dvs. în domeniul resurselor umane înainte de a le trimite angajatului.
  1. Examinați continuu planul de acțiune al angajatului și dați feedback cu privire la progresul angajatului către îmbunătățirea performanței. Documentați toate feedback-urile.

Consilierea finală

Consilierea finală este ultimul pas de acțiune corectivă înainte de concediere. Consilierea finală poate fi adecvată dacă:

  • Consilierea formală nu a rezolvat problema performanței
  • Problema este suficient de gravă încât să justifice omiterea consilierii formale

Pașii consilierii finale
  1. Colaborați cu consultantul dvs. de resurse umane pentru:
    1. Revizuiți planul de acțiune oficial al consilierului (dacă această întâlnire finală de consiliere este o continuare a unei întâlniri anterioare de consiliere formală). Identificați orice problemă de performanță continuă și acțiunile necesare pentru a le corecta.
    2. Elaborați un plan de acțiune final - sau revizuiți planul de acțiune formal de consiliere (dacă a existat unul).
    3. Pregătiți o notificare de programare a memoriei finale de consiliere (MS Word) pentru angajat care confirmă întâlnirea și îi informează angajatul despre dreptul lor de reprezentare la ședință.
  1. Trimiteți notificarea întâlnirii angajatului și programați ultima ședință de consiliere. Consultantul dvs. în domeniul resurselor umane trebuie să participe și la această întâlnire.
  1. Organizați întâlnirea finală de consiliere în privat și ca efort de colaborare între dvs. și angajat pentru a îmbunătăți performanța. În această conversație, ar trebui:
    1. Explicați clar comportamentul sau performanța care continuă să fie o preocupare.
    2. Explicați clar performanța sau comportamentul așteptat.
    3. Lăsați angajatul posibilitatea de a răspunde la comentariile dvs.
    4. Revizuiți planul de acțiune și permiteți angajatului să ofere contribuții. Revizuiți planul după cum este necesar.
    5. Oferiți un interval de timp rezonabil pentru ca angajatul să își îmbunătățească performanța sau comportamentul, dacă este cazul. (Unele comportamente nu trebuie repetate pur și simplu, deci intervalul de timp este „imediat și susținut”).
    6. Explicați clar că, dacă angajatul nu îndeplinește așteptările în intervalul de timp stabilit, următorul pas este concedierea.
  1. Elaborați un memoriu final de consiliere (MS Word) și un plan de acțiune final. Memo-ul și planul de acțiune trebuie să fie revizuite de consultantul dvs. în domeniul resurselor umane înainte de finalizare și trimiterea acestora către angajat.
  1. Programați întâlniri regulate de check-in pentru a oferi feedback în timpul calendarului planului de acțiune.
  1. Examinați planul de acțiune al angajatului și oferiți feedback continuu cu privire la progresul angajatului către îmbunătățirea performanței. Documentați toate feedback-urile.

Concediere

Demiterea este adecvată dacă performanța sau comportamentul angajatului:

  • Nu se îmbunătățește cu acțiuni corective progresive
  • Este atât de severă sau inacceptabilă, încât măsurile corective progresive nu sunt adecvate

Contactați consultantul dvs. de resurse umane atunci când stabiliți că demiterea poate fi adecvată. Colaborați îndeaproape cu consultantul dvs. de resurse umane în fiecare etapă a procesului de concediere.

Pașii pentru concediere
  1. Colaborați cu consultantul dvs. de resurse umane pentru:
    1. Pregătiți o scrisoare de Recomandare pentru Demisie (MS Word), în care să precizați motivele pentru care recomandați să fie concediat angajatul. Consultantul dvs. în domeniul resurselor umane este responsabil pentru obținerea unei revizuiri juridice și interne adecvate a scrisorii de recomandare de concediere.
    2. Pregătiți nota de întâlnire de predeterminare (MS Word) pentru angajat, sfătuindu-l cu privire la concedierea recomandată. Notă ar trebui să precizeze, de asemenea, că angajatul poate:
      • Aduceți reprezentarea cu ei la întâlnire
      • Prezentați informații oral sau în scris cu privire la motivele pentru care nu ar trebui respinse
  1. Trimiteți nota de întâlnire predeterminată angajatului. Asigurați-vă că respectați termenele de preaviz solicitate de contractul colectiv de angajare al angajatului, dacă este cazul.
  1. Transmiteți scrisoarea de recomandare pentru concediere către autoritatea dvs. de numire (decan, vicepreședinte, viceprefect, CEO al centrului medical sau funcționar delegat).
  1. Desfășurați întâlnirea de predeterminare. Dvs. (sau autoritatea dvs. de desemnare sau reprezentantul dvs.), consultantul dvs. de resurse umane, angajatul și reprezentantul ales al angajatului ar trebui să participați cu toții. În timpul ședinței, permiteți angajatului sau reprezentantului acestuia să furnizeze orice informații despre care angajatul consideră că autoritatea de numire (sau persoana desemnată) ar trebui să ia în considerare înainte de a lua o decizie cu privire la recomandarea de concediere.
  1. Revedeți răspunsul scris sau oral al angajatului la recomandarea de concediere după ședință. Cu consultantul dvs. de resurse umane, stabiliți dacă să continuați concedierea. Dacă decizia este de a demite, consultantul dvs. în resurse umane pregătește o scrisoare de acțiune. O scrisoare de acțiune este notificarea oficială a concedierii și trebuie semnată de autoritatea de numire.
  1. Livrați personal scrisoarea de acțiune angajatului. Aranjați ca o altă persoană să fie prezentă pentru a asista la livrarea scrisorii. Documentați atât numele persoanei care livrează scrisoarea de acțiune angajatului, cât și a persoanei care asistă la livrare, precum și data și ora livrării. Dacă nu este posibilă livrarea personală, deoarece angajatul nu se află la locul de muncă, scrisoarea de acțiune trebuie trimisă prin poștă legală certificată la cea mai recentă adresă de înregistrare a angajatului.
  1. Colaborați cu consultantul dvs. de resurse umane pentru a finaliza toți pașii rămași legați de separarea angajatului.

Resurse aditionale

Politicile UW
  • APS 43.16 Politica de acțiune corectivă pentru personalul clasificat permanent nesindicalizat acoperit de regulile Departamentului de Stat al Personalului
  • APS 43.13 Politica privind serviciile de probațiune și probe pentru personalul clasificat nesindical
  • APS 43.14 Politica de gestionare a performanței pentru personalul clasificat nesindical
  • Ghid de supraveghere pentru managementul performanței
  • Performanța muncii angajaților
Regulile serviciului public (personal clasificat non-sindical)
  • WAC 357-40 (disciplină)
  • WAC 357-19 (serviciu de probă și perioade de probă)
  • WAC 357-37 (managementul performanței)

Angajații care au nevoie de asistență în ceea ce privește acțiunile corective pot contacta consultantul lor de resurse umane sau Oficiul Ombudsmanului.

Angajații eligibili pentru beneficii care au probleme personale care le afectează performanța la locul de muncă pot contacta UW CareLink, programul de asistență pentru angajați al Universității, care oferă consiliere confidențială.