Ce este gestionarea comenzilor?

De fiecare dată când plasați o comandă la un magazin, există un proces care rulează în fundal până când veți primi în final achiziția. Acest proces se numește gestionarea comenzilor, care, practic, ține evidența comenzilor clienților și gestionează pașii implicați în îndeplinirea acestora. Procesul constă în general în acceptarea comenzii; alegerea, ambalarea și expedierea articolelor menționate în comandă; și în cele din urmă urmărirea lor până când vor fi livrate.

gestionare comenzilor

Citiți mai departe pentru a afla mai multe despre modul în care funcționează gestionarea comenzilor și modul în care o tehnică eficientă de gestionare a comenzilor vă poate ajuta afacerea.

Cum funcționează gestionarea comenzilor: Procesul de gestionare a comenzilor

Procesele de gestionare a comenzilor încep imediat după ce un client plasează comanda și o plătește pentru aceasta. Detaliile comenzii sunt trimise la inventarul magazinului, unde lucrătorii din depozit gestionează preluarea, ambalarea și expedierea. Procesul se încheie cu verificarea magazinului la client pentru a afla dacă au fost mulțumiți de achiziția lor. Iată pașii unui proces tipic.

Majoritatea proceselor de gestionare a comenzilor pot fi împărțite în 3 etape: primirea comenzii unui client, îndeplinirea comenzii și apoi gestionarea proceselor post-vânzare. Să vedem cum funcționează fiecare etapă în detaliu:

Etapa 1 - Primirea comenzii clientului

Prima etapă a oricărui proces de gestionare a comenzilor începe atunci când un client plasează o comandă în afacerea dvs. Primirea include acceptarea comenzii de la client și colectarea plății pentru aceasta. După ce se face acest lucru, detaliile achiziției sunt transmise la depozitul dvs., astfel încât personalul dvs. să poată începe să lucreze la pregătirea produselor pentru expediere.

Etapa 2 - Realizarea comenzii clientului

În a doua etapă, îndepliniți de fapt comanda clientului. Această etapă poate fi împărțită în 3 pași diferiți:

Pasul 1 - Alegerea

Realizarea unei comenzi începe cu procesul de preluare, în care articolele sunt preluate din depozit. Depozitele sunt, de obicei, căptușite cu rafturi, fiecare cu diferite tipuri de produse, astfel încât lucrătorii din depozite trebuie să poată alege rapid și precis articolele potrivite pentru o comandă. Odată ce articolele au fost ridicate, acestea sunt trimise la o stație de ambalare pentru a fi ambalate.

Pasul 2 - Ambalare

Stația de ambalare are mai multe responsabilități decât simpla ambalare a articolelor și trimiterea lor pentru expediere. Aceștia sunt, de asemenea, responsabili de utilizarea materialelor de ambalare potrivite pentru fiecare produs, astfel încât acesta să ajungă la client intact și în stare bună, folosind în același timp resursele în mod eficient. De exemplu, articolele extrem de fragile precum sticlăria trebuie să fie ambalate cu folie cu bule sau perne de aer și într-o cutie de dimensiuni adecvate pentru a evita risipa de material de ambalare.

Pasul 3 - Expediere

După ce ați ales și ambalat comanda corectă, următorul pas este să o expediați. Angajații din depozit care lucrează la stația de transport se ocupă de obicei de 3 sarcini:

  1. Atașarea etichetei și facturii de expediere aplicabile la comandă
  2. Marcarea comenzii ca fiind livrată în toate canalele dvs. de vânzare
  3. Trimiterea către client a e-mailurilor de confirmare a expedierii și de urmărire a comenzilor

Alegerea, ambalarea și expedierea se pot face doar în această ordine, dacă afacerea dvs. are în stoc produsele necesare. Deci, ce faceți atunci când un client plasează o comandă pentru un anumit produs, dar sunteți epuizat? În astfel de cazuri, companiile au două opțiuni: pot fie să îndepărteze clientul, fie să amâne livrarea comenzii la o dată ulterioară, utilizând comanda înapoi sau dropshipping.

Pentru comandă în avans, compania plasează o comandă de cumpărare la furnizorul lor pentru produsul care nu mai este în stoc. Furnizorul va oferi companiei o dată la care va primi noul stoc, iar la rândul său, compania oferă clientului o dată provizorie pentru a se aștepta să primească comanda lor. Cu dropshipping, compania transmite comanda clientului către furnizor, care livrează produsul direct clientului fără a-l trimite mai întâi către companie.

Etapa 3 - Gestionarea proceselor post-vânzare

Ultima etapă a gestionării comenzilor este gestionarea proceselor post-vânzare. Aici întreprinderile urmăresc clienții pentru a primi feedback și a se asigura că sunt mulțumiți de achiziția lor și pentru a gestiona orice returnări și rambursări, dacă nu sunt.

Toate cele trei etape alcătuiesc un proces tipic de gestionare a comenzilor. Unelor companii le place să își personalizeze strategia de gestionare a comenzilor pentru a se potrivi mai bine nevoilor lor. Gestionarea comenzilor este de asemenea aplicabilă companiilor care oferă servicii în locul bunurilor, deși procesul este ușor diferit. De exemplu, luați în considerare un furnizor de rețea mobilă. În loc să trebuiască să aleagă, să ambaleze și să livreze produse, o companie de rețea mobilă trebuie să primească cererea fiecărui client de a activa o rețea și apoi să o configureze pe telefonul mobil al clientului.

Ceea ce face ca gestionarea comenzilor să fie esențială pentru companii?

Un proces organizat și bine planificat pentru gestionarea comenzilor poate face minuni pentru fluxul de numerar și inventarul unei companii. Vă poate economisi timp și bani, vă poate spune dacă diferitele părți ale companiei dvs. funcționează bine împreună și vă pot ajuta să prognozați cererea pe care o va primi afacerea dvs. Să aruncăm o privire la fiecare dintre aceste motive.

Întrucât fiecare proces de gestionare a comenzilor este în sine alcătuit din mai multe procese individuale care trebuie să se coordoneze între ele de la început până la sfârșit, vă poate ajuta să vă faceți o idee dacă diferitele părți ale companiei dvs. lucrează împreună sau nu. Acest lucru este important, astfel încât să vă mențineți afacerea în funcțiune precum mecanismul de ceas și să livrați comenzi rapid, precis și eficient, cu șanse minime de eroare. Prin urmare, un proces raționalizat poate fi tradus printr-o satisfacție mai mare a clienților.

Un alt avantaj al utilizării unui proces de gestionare a comenzilor este că vă poate ajuta să învățați să preziceți nivelul de cerere pe care îl veți primi. Prezicerea cererii dvs. vă va ajuta să evitați depozitarea și depășirea stocurilor, deoarece veți ști cât din fiecare produs va trebui să le furnizați clienților. Acest lucru vă menține pregătit să vindeți clienților produsele pe care le doresc, atunci când le doresc. Întrucât prognoza cererii dvs. vă oferă o schiță a cerințelor și cheltuielilor companiei dvs., puteți utiliza aceste informații și pentru a calcula un buget de urmat. De-a lungul timpului, respectarea acestui buget va ajuta și la fluxul de numerar al companiei dvs., astfel încât prezicerea cererii dvs. este bună pentru inventarul dvs., păstrarea clienților și profitabilitatea.

Totul, de la acceptarea comenzilor și urmărirea acestora până la îndeplinirea acestora și îngrijirea activității post-vânzare face parte dintr-un proces de gestionare a comenzilor. O tehnică adecvată de gestionare a comenzilor care ajută fiecare proces să urmeze un buget fix, menține inventarul bine organizat și economisește timp și bani ar trebui să fie în partea de sus a listei de priorități a fiecărui depozit. Dacă nu ați făcut-o deja, analizați-vă afacerea și vedeți dacă puteți beneficia de un proces de gestionare a comenzilor.

Un cuvânt din Inventarul Zoho

Gestionarea comenzilor este o parte integrantă a proceselor de depozit, deoarece constituie esența modului în care clienții dvs. primesc comanda lor. Dar pe măsură ce afacerea dvs. începe să primească mai multe comenzi, gestionarea manuală a tuturor acestor procese ar putea deveni puțin copleșitoare. Acesta este momentul în care majoritatea companiilor trec la utilizarea unui sistem de gestionare a comenzilor, cum ar fi Zoho Inventory, care vă gestionează toate procesele de îndeplinire, vă simplifică transportul și urmărirea și chiar vă permite să configurați cumpărături pe mai multe canale. Cu Zoho Inventory, veți putea aloca mai mult timp pentru a vă dezvolta comenzile, mai degrabă decât să le gestionați. Încercați software-ul nostru de gestionare a comenzilor și aflați cum vă poate ajuta să vă simplificați procesele de gestionare a comenzilor.